Savez-vous - VRAIMENT- organiser une conférence ?

 À propos de l'organisation de conférences
 
Un conseil à mes jeunes amis qui organisent des conférences : anticiper tout ce qui ne va pas, tout ce qui peut ne pas aller, tout ce qui n'ira pas.

Je commence par une comparaison avec le remplissage de l'aimant d'un spectroscope de résonance magnétique nucléaire (RMN) avec de l'azote liquide, ce que je fais chaque semaine. Il s'agit de quelque chose de simple : on se procure de l'azote liquide, livré dans un gros bidon, on relie ce dernier par un tuyau souple à une entrée du réservoir d'azote liquide dans la partie de la machine qui sert d'aimant (mais c'est secondaire), et l'on utilise un gaz (qui est du diazote gazeux, dans une bouteille), pour pousser le liquide du bidon vers l'aimant.

Derrière cette description volontairement simplifiée (toujous le gros avant le détail), il y a de nombreuses précisions à donner et c'est la considération de ces dernière qui a permis que, pour la même machine, avec la même type de configuration, ceux qui faisait le remplissage avant moi mettaient 50 minutes et remplissaient deux fois par semaine, tandis que je ne mets plus que 11 minutes en remplissant une fois par semaine...
... ce qui réduit considérablement les risques, en plus de coûter moins cher, et de gagner du temps.

Comment cela est-ce possible ? Quand j'ai dû prendre en charge en la machine, j'ai cherché à comprendre ce que nous faisions et j'ai agit en conséquence.
Par exemple, plus qu'il s'agit de pousser du gaz, on comprend qu'il faille que le circuit soit étanche, sans quoi le gaz fuit et l'on ne pousse rien.
D'où un certain nombre d'actions correctrice qui ont permis d'arriver là où nous en sommes : éviter les fuites à la bonbonne de gaz, entre la bonbonne et le bidon d'azote liquide, à la sortie de ce bidon, à l'entrée dans l'aimant.

J'insiste un peu : on voit bien que c'est la compréhension de la chose qui permet de faire mieux.

Mais, il est arrivé tant de catastrophes, pendant nos différents remplissage depuis plusieurs années, que les descriptions précédents sont loin de suffire.
Par exemple, il est arrivé que le bidon de soit pas livré à date. Il est arrivé que le tuyau en plastique avec lequel le remplissage se fait a éclaté pendant le remplissage. Il est arrivé que la bonbonne de gaz soit vide en cours de remplissage. Il est arrivé que, malgré nos soins, , le système d'étanchéification ne soit pas étanche. Il est arrivé qu'il y ait un bouchon de glace dans la machine, ce qui bloquait l'entrée de l'azote liquide. Et j'en passe !

J'en passe, parce que je veux maintenant arriver j'arrive à la conclusion de cette comparaison initiale : il y a quelques années,  un jeune ami impétueux de notre groupe de recherche m'a vu faire deux fois ce remplissage et il m'a dit vouloir faire le remplissage suivant. Pourquoi pas, mais en était-il capable ? En l'occurrence, certainement pas, pour celui-là en particulier, notamment parce qu'il avait ce défaut considérable de voir trop court.
Et c'est ainsi que, sachant qu'il était incapable de faire l'opération, j'ai voulu lui donner une leçon : je l'ai laissé commencer l'installation, mais à un moment, avant de faire couler l'azote liquide, je lui ai demandé ce qu'il ferait si le tuyau en caoutchouc cassait ? Comme il ne savais pas que le tuyau puisse casser, il n'avait évidemment pas envisagé une action rapide à mettre en oeuvre. J'en ai rajouté une couche,  en lui demandant ce qu'il ferait s'il y avait un bouchon de glace dans la machine, et là encore, il n'avait aucune idée de la chose. De sorte que je l'ai en quelque sorte  renvoyé à ses études, en lui faisant comprendre que, à l'avenir, il ferait mieux d'être moins prétentieux et plus réfléchi.

Mais la vraie conclusion de toute cette affaire, c'est que nous sommes tous un peu comme lui, et que nous devons apprendre à voir plus loin que le bout de notre nez.

Je peux enfin, maintenant, en arriver  à la question de l'organisation des séminaires, des conférences.

J'y arrive, parce que, hier, alors que nous organisions une conférence avec quelques amis, nous avons eu une série de catastrophes... comme il y en a toujours.

La veille, tout d'abord, l'un des conférenciers m'a signalé par email qu'il avait un problème d'emploi du temps et qu'il ne pourrait pas faire la conférence prévue. Point final.  Sans échappatoire.  Je lui ai dit d'abord répondu que nous pouvions changer l'horaire et là encore il n'a pas accepté, puisque, en réalité, je pense qu'il n'avait rien préparé. Je lui ai également demandé s'il pouvait se faire remplacer, mais bien sûr aucun remplacement était possible puisque c'était une personne tout à fait exceptionnelle ;-).
Comme  j'avais une conférence déjà presque prête, je l'ai finie, et nous avons rétabli le programme.

Mais le matin même de la conférence,  je reçois un email d'un autre orateur programmé, me disant qu'il y avait un tremblement de terre dans son pays et qu'il n'avait plus d'électricité. Dans ces cas-là, cela ne sert à rien de se stresser, et la solution la plus évidente était donc de raccourcir la conférence, en oubliant cette intervention.

Mais, prudent, je me suis mis à contacter tous les autres conférenciers, bien qu'ils aient été contacté une semaine plus tôt, et bien m'en a pris, car un troisième conférencier m'a dit avoir un  empêchement. Là, nous avons pu chambouler l'organisation pour lui trouver un moment adéquat.

Et finalement, puisque c'était une conférence par internet, nous avons encore eu les habituels problème de connexion, à savoir que le lien qui nous avions distribué à tous pour se connecter n'a pas fonctionné,  alors qu'il avait été prévu deux mois plus tôt.

Tout cela étant réglé, la conférence a commencé à l'heure, et ceux qui se sont connectés n'ont rien vu de grave  : tout s'est passé apparemment comme il fallait.

Croyez-moi : je sais qu'il se passe tout cela  chaque fois ou presque, c'est la raison pour laquelle je prépare les choses à l'avance, la réponse la raison pour laquelle j'envoie des messages, et je renvoie des messages, avec des accusés de réception.

Mais je sais aussi que cela ne suffit pas :  comme pour le tuyau en caoutchouc qui peut éclater lors d'un remplissage liquide, il y a donc lieu d'avoir des ceintures et des bretelles, et il l'on peut être sûr que s'appliquera la "loi du petit Wolfgang", qui stipule  qu'il y aura une proportion de gens pénible constante, régulière, certaine...  et qu'il faut tenir compte de cela dans une organisation, sans quoi on est un  médiocre organisateur.
Bien sûr, il est facile de mettre des noms sur un papier et de demander à des personnes une fois si elles acceptent de faire une conférence, mais cela n'est pas "organiser une conférence". Organiser une conférence, c'est envisager le pire, très positivement,  et observer que, quand une conférence que l'on organise ne pose pas de problème,  c'est une sorte de miracle qu'il faut célébrer (au crémant d'Alsace, par exemple).

Transformer les règles en postulats

Une règle, c'est une règle, c'est-à-dire une contrainte. Et le nombre des règles, des lois est si grand que l'on ploie sous le faix, sous le joug. D'ailleurs, j'ai assez dit combien il importait de supprimer des règles anciennes quand on en introduisait de nouvelles, en soulignant aussi qu'il était inutile de faire "des lois qui punissent les bons élèves", alors que précisément, les mauvais s'efforcent (et réussissent) de contourner les lois faites à leur encontre.

Cela dit,  on sait que les règles  peuvent être stimulantes, en poésie : Victor Hugo a joué de l'alexandrin, et une bonne partie de la littérature est une façon de poser des règles et de les enfreindre. L'unité de temps, de lieu, d'action a fait le théâtre classique. De même pour la règle de la bienséance, qui exclut violence et intimité physique. Et l'Oulipo (Ouvroir de littérature potentielle) s'est fait un jeu d'introduire des règles formelles, telle la règle S+7, qui est en réalité un protocole, et qui préconise, partant d'une phrase, d'en former une autre en remplaçant chaque mot par le septième mot derrière lui dans le dictionnaire.
En musique, même tabac : les règles du contrepoint, par exemple. En peinture : les règles de la perspective, si bien mises à bas par la peinture moderne. En sculpture, même chose. Et, plus généralement, l'art n'a eu de cesse que d'abattre des règles, au point que c'en est presque la marque, et la raison pour laquelle l'art moderne est d'abord si difficile pour certains qui ne retrouvent plus les structures auxquelles ils s'étaient lentement habitués.

Pour autant, une règle reste une contrainte, et il y a au moins cette connotation, même dans les perspectives les plus positives. Dans un groupe de recherche, par exemple, il faut quand même "obéir aux règles", même quand nous nous sommes donnés nous-mêmes ces règles.

D'où l'idée : transformons les règles en postulats ! Un postulat, c'est une donnée sur laquelle s'érige une théorie. Une base solide qui nous aide. Il suffit d'un changement de nom, et hop ! Le tour est joué : d'une contrainte négative, nous faisons une aide, positive.

Conseil à mes amis : organiser un disque dur

Je m'étonne de voir des ordinateurs avec des bureaux encombrés de fichiers, et des disques durs où le désordre règne. Interrogés, mes "amis" me répondent qu'ils s'y retrouvent, mais s'y retrouveront-ils encore quand ils auront 300 000 fichiers, comme on en a rapidement, quand on est un professionnel en activité ?
Je n'ai pas à me mêler des affaires des autres, mais je crois qu'il n'est pas honteux de conseiller à tous une division des documents en trois parties : administration, communication, travail.
Le travail, c'est le travail, ce pour quoi on est payé. L'administration, c'est l'ensemble des travaux qui visent à permettre le travail, ce qui va de l'administration personnelle à l'administration professionnelle. La communication, c'est la présentation du travail à d'autres.
On entrevoit, à cette description, des subdivisions. Si les données du travail peuvent être séparées, selon les types d'activités, la communication peut être divisée en communication orale (conférence, discours, correspondances...) et la communication écrite (rapports, articles...), avec un troisième partie pour des données générales de communication. Enfin, l'administration peut se diviser en administration personnelle, administration du travail, administration de la communication.

Et l'on voit ainsi s'esquisser un arbre, où chaque noeud conduit à un nombre d'autres noeuds assez petit, mais suffisamment grand pour que, comme dans la pâte feuilletée, un nombre réduit de clics permette de retrouver rationnellement n'importe quel fichier, parmi un grand nombre. Par exemple, avec des subdivisions en trois (mais on répète que ce nombre n'a pas de sens en toute généralité ; je ne le prends que pour l'exemple), il suffit de huit clics pour atteindre n'importe lequel de plus de 6500 fichiers. Sans avoir autre chose à faire qu'à se poser des questions simples, la première étant donc : s'agit-il d'administration, de communication, ou de travail ?

Ecrivons à nos élus

Si l'organisation de notre société ne nous convient pas, nous avons le devoir de le faire savoir et, dans une démocratie, les représentants des citoyens sont là pour mener la discussion et arriver à un consensus national.
 Il est bon de se souvenir que les députés sont nos élus,  qui nous représentent pour ce qui concerne les lois nationales.
Il y a aussi d'autres élus, par exemple  les maires, les sénateurs, etc. mais si les maires sont les organisateur et les gestionnaires des communes,  ils ne sont pas là pour déterminer les lois et ce sont plutôt les députés qui sont chargés de ce travail. Ne confondons pas les rôles.
Je me demande s'il n'y a pas quelque indécence à "vitupérer dans les bistrots", au lieu de faire d'abord remonter vers les élus en charge des récriminations qui sont alors à la fois inutiles, et malavisées ? D'ailleurs, il est étonnant de voir que les députés sont saisis de bien peu de demandes, alors que fait leur travail d'élus est précisément de bien entendre tout ce que les citoyens veulent dire.
Ne pourrions-nous pas, même, considérer qu'il n'est guère civique de ne pas solliciter nos députés ?  Allons, écrivons leur chaque fois que l'organisation de nos sociétés n'est pas telle que nous la voudrions  : c'est un devoir civique !