Comptons aussi sur notre prudence

Alors que mon institution de recherche est attaquée par des pirates informatiques, le système centralisé n'est pas accessible depuis quelques jours, mais peu importe puisque toutes les semaines je sauvegarde tous mes contacts, mon agenda, les messages reçus, mais aussi tous les fichiers partagés  :  tout, absolument tout ! Et pas seulement sur un ordinateur ou sur un disque dur, mais sur deux  ordinateurs, et plusieurs disques durs. Et, de ce fait, mon travail est à peine perturbé par la défaillance de mon institution... ce qui est une leçon pour celle-ci. 

Mieux encore, aujourd'hui, je suis en mesure de conseiller à mes collègues de faire de même ...  parce que je viens d'en croiser plusieurs qui n'ont plus d'accès à aucune donnée, s'étant  reposés  sur le système central de l'institution, comme celle-ci le demandait.  

 J'ajoute que je relève de deux institutions principales et qu'il est arrivé que les deux à la fois soient dans les choux simultanément... raison pour laquelle j'ai mes propres systèmes. 

J'entends aussi certaines personnes me dire qu'elles mettent tout sur un drive... mais on a vu des cas où il n'était guère prudent de faire ainsi. 

Et j'ai donc une batterie d'ordinateurs et de disques durs, manipulés selon les règles de bonnes pratiques, à savoir qu'ils ne sont pas tous au même endroit, et que les sauvegardes sont faites le matin et le soir de chaque jour. 

J'entends déjà des collègues insuffisamment compétents en informatique me dire que la sauvegarde complète prend très longtemps, mais ces personnes ignorent donc que, au lieu de faire de longues sauvegardes, on peut faire des synchronisations : il y a des logiciels qui ne changent que les fichiers qui ont été modifiés depuis la dernière synchronisation et cela prend environ une minute pour un très gros disque dur. 

Dans les documents que je remettais aux étudiants venus au stage à mes côtés, j'indiquais  tout cela en ajoutant que si j'étais directeur d'une société, pour laquelle les données informatiques sont un trésor de l'entreprise, je licencierais immédiatement toute personne qui perdrait des données et  je n'aurais de cesse que de vérifier, puisque le directeur est responsable, que chacun a de bonnes pratiques à ce propos. 

Il est difficilement acceptable de prendre des mesures quand il est trop tard ; si vis pacem, para bellum.

La sauvegarde des données

Une anecdote pour commencer : il y a plusieurs années, j'avais un ordinateur... dont je faisais mollement les sauvegardes. Il est arrivé, un jour, qu'il est tombé en panne, et que les données ont été perdues... sur quinze jours ! Vous vous rendez compte : deux semaines de travail perdues ! J'étais atterré... mais je sais aussi que l'expérience est intransmissible.
Puis, j'ai eu des disques durs de sauvagegardes, et j'ai fait des sauvegardes quotidiennes. Or il est arrivé -je le jure- que j'ai eu plusieurs fois des disques durs en panne, puis, pire, que j'ai eu un jour une panne à la fois d'un ordinateur et d'un disque dur. Pour cet événement, cela n'a pas été très grave... car, par hasard, j'avais une sauvegarde sur un second disque dur externe... et je n'ai perdu qu'une journée de travail. Mais quand même, pour quelqu'un qui travaille sans relâche, une journée de travail perdu, c'est rageant.
Pis encore : il est arrivé que j'ai eu un jour un ordinateur qui me lâchait, en même temps que deux disques durs externes ! Ce joura-là, je suis tombé des nues... mais j'avais trois sauvegardes, et je n'ai perdu qu'une heure, parce que la panne s'est produite en début de journée (j'avais sauvegardé la veille, au soir).

Depuis ce temps, j'ai personnellement plus de trois sauvegardes, en plus de mon disque dur, et je synchronise mes données à des moments différents pour les différents disques durs, pour des raisons qui sont exposées abondamment sur internet.

 Mais passons à d'autres que moi.
1. Peut-on se contenter d'avoir des sauvegardes sur un dropbox ou sur le cloud ? Professionnellement, cela n'est admissible que si le serveur reconnaît la propriété des données à celui qui stocke, et non à celui qui héberge. Et, bien sûr, si l'on a plusieurs stockages différents, car on peut imaginer une panne du serveur, et la perte des données ainsi stockées.
2. Evidemment, on doit  avoir des mise à jour soit en permanence, soit à des intervalles si courts que la perte serait sans trop de gravité (mais quand même, une heure perdue d'idées intéressantes, c'est déjà beaucoup.
3. On notera que l'on peut faire une différence entre sauvegarder et synchroniser, le second étant plus rapide, surtout quand on a un volume de données important, comme n'importe quel professionnel.

Bref, combien de sauvegardes avez vous ?

Conseil à mes amis : organiser un disque dur

Je m'étonne de voir des ordinateurs avec des bureaux encombrés de fichiers, et des disques durs où le désordre règne. Interrogés, mes "amis" me répondent qu'ils s'y retrouvent, mais s'y retrouveront-ils encore quand ils auront 300 000 fichiers, comme on en a rapidement, quand on est un professionnel en activité ?
Je n'ai pas à me mêler des affaires des autres, mais je crois qu'il n'est pas honteux de conseiller à tous une division des documents en trois parties : administration, communication, travail.
Le travail, c'est le travail, ce pour quoi on est payé. L'administration, c'est l'ensemble des travaux qui visent à permettre le travail, ce qui va de l'administration personnelle à l'administration professionnelle. La communication, c'est la présentation du travail à d'autres.
On entrevoit, à cette description, des subdivisions. Si les données du travail peuvent être séparées, selon les types d'activités, la communication peut être divisée en communication orale (conférence, discours, correspondances...) et la communication écrite (rapports, articles...), avec un troisième partie pour des données générales de communication. Enfin, l'administration peut se diviser en administration personnelle, administration du travail, administration de la communication.

Et l'on voit ainsi s'esquisser un arbre, où chaque noeud conduit à un nombre d'autres noeuds assez petit, mais suffisamment grand pour que, comme dans la pâte feuilletée, un nombre réduit de clics permette de retrouver rationnellement n'importe quel fichier, parmi un grand nombre. Par exemple, avec des subdivisions en trois (mais on répète que ce nombre n'a pas de sens en toute généralité ; je ne le prends que pour l'exemple), il suffit de huit clics pour atteindre n'importe lequel de plus de 6500 fichiers. Sans avoir autre chose à faire qu'à se poser des questions simples, la première étant donc : s'agit-il d'administration, de communication, ou de travail ?