Comment faire un document ?

Comment préparer un document ? En pensant constamment à son lecteur, en ne faisant que des choses qui ont du sens, en structurant pour que nos amis lecteurs s'y retrouve.

Faire un document, une note, un compte rendu, un article, un livre, etc. ? Je veux donner des indications générales  et simples, dont je sais d'expérience qu'elles seront utiles.

Commençons donc par la forme, en observant que :
1. un document est destiné à un lecteur
2. nous devons tout faire pour aider ce dernier à bien recevoir les informations que nous voulons donner.

Il y a donc lieu  d'être clair, explicite, simple... et de bien structurer le document pour que nos lecteurs puissent s'y retrouver dans l'ensemble du récit.

En corollaire, il est souvent utile de faire des paragraphes, et, mieux, de numéroter les paragraphes que nous faisons.
À ce propos, on devra savoir que les institutions de normalisation (Iso, Afnor...) préconisent de n'utiliser que des chiffres arabes avec des numéros (1, 2,3,4, etc.). Si l'on subdivise,  alors on utilisera encore des chiffres arabes  : 1.1, 1.2, 1.3... et ainsi de suite 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, etc.
Observons l'avantage par rapport à des I, A, 1, a : non seulement, il faut faire des efforts de traduction quand on lit V.C.2.b, mais, de surcroît, on s'interrogue : pourquoi des chiffres romains avec les chiffres arabes, pourquoi les lettres ? Bref, la méthode AFNOR est utile parce qu'elle permet immédiatement de se situer dans le récit, sans s'interroger sur les raisons parfois inexistantes du choix d'une autre structuration.

Il y a donc des titres des intertitres, et l'on comprend que les titres doivent apparaître en caractères plus fort que les intertitres.
Là, on rencontre encore des variations souvent aléatoire entre le titre en majuscules (on parle aussi de "capitales"), le titre en gras, le titre en italiques, le titre souligné, des titres de différents caractères, etc.
Aidons plutôt nos amis en étant systématiques, d'une part, et lisibles d'autre part : sachons que les italiques sont régis par le Code typographique (qui m'importe de mettre ce mot en italiques, d'ailleurs)  ; sachons aussi que les italiques sont la traduction, version  imprimée, du souligné que l'on utilise quand on écrit avec crayon et papier ; sachons aussi que les textes en majuscules sont difficilement lisibles.
Et concluons :   tous nos titres seront avec une capitale initiale mais en lettres minuscules (aussi nommées  bas de casse). Et si l'on a des titres et des intertitres, c'est plutôt sur la taille des lettres que l'on jouera, par ordre décroissant évidemment.

Nous savons généralement qu'il existe différentes sortes de types de lettres, qui sont nommées des  "polices".
Or des études de vitesse et de confort de lecture ont établi que certains caractères sont plus visibles que d'autres, et, notamment, le Times romain est particulièrement lisible, qu'on l'aime ou non.
Bien sûr, on peut vouloir faire plus moderne avec un caractère comme l'Arial, mais en tout cas, la chose importante, c'est de choisir un caractère et de s'y tenir, sans quoi on conduira le lecteur à s'interroger sur la signification  des changements de caractère... ce qui n'est pas l'objectif : nous devons l'aider, l'entourer au mieux pour qu'il se focalise sur le contenu que nous lui présentons.

Le texte ainsi rédigé doit  être mis en page et, là encore,  il y a lieu d'être simple, car nous ne sommes pas assez savants, pas assez artistes, pour être capables d'inventer des maquettes compliquées... qui seraient d'ailleurs hors sujet car difficiles à lire. Pensons plutôt que les lecteurs occidentaux lisent de gauche à droite et de haut en bas. Une telle observation semble une évidence, mais elle nous rappellera la règle : faire simple.

Pour la maquette, d'autre part, si nous regardons la page de loin, nous voyons un texte central et des marges. Restons-en à la règle la plus simple qui est "2 3 4 5" : ce sont les valeurs des blancs à gauche, en haut, à droite, en bas. Je n'explique pas la raison pour laquelle on utilise ces valeurs, mais quiconque ne la connaît pas devrait bien s'empêcher de changer de règle.

Reste à discuter la question des lignes de blanc entre les textes. Dans un texte qui court au long, il n'y a aucune raison de mettre une ligne de blanc entre deux paragraphes car cette ligne devrait avoir un sens que le lecteur risque de ne pas trouver,  ce qui gênera sa lecture. En revanche, quand il y a un intertitre, on comprend que ce dernier se rapporte au texte qui le suit, de sorte que l'on pourra mettre deux lignes de blanc au-dessus de l'intertitre et une ligne de blanc en dessous. C'est les règles des "deux tiers un tiers".

Des couleurs ? Là encore elles doivent avoir un sens, et le bariolage fondé sur des choix idiosyncratiques est à exclure : comment nos lecteurs interpréteraient-ils nos idiosyncrasies? Répétons-le : il faut faire simple, il faut que tout ait un sens facilement accessible. Déroulons un tapis rouge à nos lecteurs.